Gehören Sie zu den so genannten digitalen Nomaden, die bisher mit ihrem Laptop im Café, am Küchentisch oder am Strand gearbeitet haben? Und jetzt aber doch ein „richtiges Büro“ haben möchten? Sind Sie Freiberufler, als Berater, Online-Grafiker, Werbetexter oder Programmierer tätig? Vielleicht sind Sie auch angestellt – und haben einen modernen Arbeitgeber, der Ihnen das Arbeiten zuhause ermöglicht. An einem oder mehreren Tagen pro Woche.

Ganz gleich, an was Sie im (Heim-)Büro arbeiten – ein effektives Home Office ist eine Säule des Erfolgs. Vielleicht nutzen Sie Ihren Umzug, um sich endlich den Traum vom Arbeitsplatz daheim zu erfüllen? Falls Sie schnell wieder mit Ihrer Arbeit starten möchten, verkürzen Sie die Umzugsdauer einfach mit studentischen Umzugshelfern.

Hier finden Sie unsere 10 Tipps fürs Home Office, Teil I:

1. Der Raum

In Ihrem Home Office sollten Sie ungestört arbeiten können. Im Idealfall nutzen Sie einen extra Raum ausschließlich zum Arbeiten (nicht noch als Gäste- oder Wäschezimmer oder für die private Verwaltung). Dann können Sie die Kosten dafür eventuell steuerlich absetzen. Grenzen Sie Ihr Arbeitszimmer klar ab. Sie sollten auch nicht jedes Wort Ihrer Mitbewohner hören können (und umgekehrt genauso). Ihr Partner und auch die Kinder, wenn Sie groß genug dafür sind, müssen wissen: Wenn die Tür zu ist, beziehungsweise wenn offiziell Arbeitszeit angesagt ist, werden Sie nur im Notfall gestört. Und lassen Sie sich, auch wenn es schwerfällt, auch nicht selbst ablenken: von der Garten- oder Hausarbeit, von Web-News oder WhatsApp, von Zeitung oder Freunden, die mal kurz vorbeischauen – oder von allzu viel privaten Dingen, Fotos und so weiter in Ihrem Home Office, die die Gedanken abschweifen lassen. Eine ausreichende Beleuchtung und angemessene Heizung, Luftfeuchtigkeit und Belüftung sollte selbstverständlich sein. Wenn Sie in Keller- oder anderen lichtarmen Räumen arbeiten, hat sich eine Tageslichtlampe bewährt. Sie hellt die Stimmung auf und bringt Energie!

2. Büromöbel

Ihr Home Office ist ein richtiges Büro: Entsprechend sollte es auch eingerichtet sein. Eine mindestens 1,40 oder 1,60 Meter breite und 80 Zentimeter tiefe Tischplatte gehört ebenso dazu wie ein Bürostuhl. Den sollten Sie sich für eine gesunde Sitzhaltung genau einstellen oder sich schon beim Kauf dazu beraten lassen. Wenn Sie mehr als 15 bis 20 Stunden wöchentlich im Home Office arbeiten, empfiehlt sich die Investition in einen höhenverstellbaren Schreibtisch. So können Sie zwischen Sitzen und Stehen abwechseln. Ein Aktenregal sowie eine Kommode für „Kleinkram“ machen ebenfalls Sinn. Eine Besucherecke lohnt sich für viele Heimarbeiter nicht. Empfangen Sie Kunden lieber im nächst gelegenen Café oder mieten Sie einen Business-Raum dafür an. Das wirkt meist professioneller als jedes Home Office – und Sie kommen mal „raus“.

3. Hardware

Einen zeitgemäßen Laptop werden Sie sicher haben. Wenn Sie ausschließlich im Home Office arbeiten, nicht beruflich reisen oder bei Ihrem Arbeitgeber noch einen Computer stehen haben, darf es auch ein Desktop PC sein. Langes Arbeiten am Laptop kann mühsam werden, weil Sie immer auf den (relativ kleinen) Bildschirm hinabblicken. Schaffen Sie sich gegebenenfalls einen großen Flachbildschirm an, den Sie an Ihr Notebook oder Laptop anschließen (oder zwei Bildschirme, entsprechende Hardware Ihres Rechners vorausgesetzt). Eine schnelle Internetverbindung sollte ebenfalls zur Standardausstattung gehören, möglichst auch ein WLAN-Router. Dann können Sie in Ausnahmenfällen auch mal woanders im Haus arbeiten und die ganze Familie kann privat surfen. Laserdrucker, möglichst mit Scan-Funktion, und eventuell auch ein Festnetz-Telefonanschluss (wenn Sie nicht einfach Ihr Handy nutzen) gehören ebenfalls zur Grundausstattung. Faxe in Papierform sterben langsam aus, meist reicht eine Fax-Funktion am PC.

4. Software

Wenn Sie für ein Unternehmen im Heimbüro arbeiten, befolgen Sie hundertprozentig die Vorgaben Ihrer Firma. Oft erhalten Sie ja auch den Rechner vom Unternehmen gestellt. Verwenden Sie eigene Geräte nur, wenn es ausdrücklich erlaubt ist. Greifen Sie auf die IT-Systeme der Firma nur über sichere Verbindungen, zum Beispiel VPN-Tunnel zu. Nutzen Sie möglichst keine private Daten, Downloads oder Softwareanwendungen auf Firmengeräten. Selbst, wenn sich keine Viren oder Trojaner ins Firmennetzwerk einschleichen: Privates lenkt ab! Das gilt übrigens auch für das Smartphone. Sparen Sie auch nicht bei den Anwendungen, die Sie benötigen: zum Beispiel an den aktuellen Mac-, Microsoft oder Star Office Versionen. Vielleicht erleichtern Sie sich Ihre Selbstorganisation auch mit günstiger oder kostenloser Software. Ob Rechnungen schreiben, Kundenakquisition und -pflege (CRM) betreiben oder die eigene Zeiterfassung optimieren: Wenn Excel, Access & Co. irgendwann nicht mehr ausreichen, ist es Zeit, eine spezialisierte Software zu nutzen.

5. Sicherheit

Egal, ob Angestellter, Selbständiger oder Freiberufler: Ein stets aktueller Virenschutz und eine Firewall gehören zum modernen Arbeiten zwingend dazu. Verpassen Sie keine Aktualisierungen, sparen Sie nicht am falschen Ende. Viele scannen Ihre Geräte auch regelmäßig aktiv auf Schad-Software. Sie tragen auch im Home Office die Verantwortung, Kunden- und andere Daten angemessen zu sichern (online wie offline!). Dazu gehören regelmäßiges Ändern von Passwörtern, Abschließen des Büros und andere Routinen. Wenn die Daten, Ihre tägliche Arbeit, nicht automatisch in Ihrer Firma oder auf einem sicheren Server gespeichert werden, müssen Sie sich selbst drum kümmern. Bei Einzelunternehmern passt das Tagewerk oft auf einen USB-Stick. Den sollten Sie an einem anderen, ebenfalls sicheren Ort aufbewahren. Zusätzlich empfiehlt sich, die Daten in der „Cloud“, bei einem vertrauenswürdigen Online-Anbieter, zu sichern. Bitte denken Sie auch daran, Ihre persönlichen Daten, zum Beispiel die Buchhaltung, Kundenkorrespondenz angemessen zu sichern, in Papierform oder elektronisch. Beachten Sie auch die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Sie gelten auch bei Online-Speicherung!

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